Лаганский район Официальный сайт Лаганского районного муниципального образования Республики Калмыкия

Административный регламент по исполнению муниципальной функции «Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»

| Печать |

29.06.2012 03:00

Приложение № 7 к постановлению Главы Администрации

Лаганского районного муниципального образования

от 27 июня 2012 г. № 253

Административный регламент

по исполнению муниципальной функции «Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов »

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению муниципальной функции «Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной функции.

1.2. Муниципальную функцию исполняет Архивный отдел Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия (далее – Архивный отдел) при участии организаций, источников комплектования Архивного отдела.

1.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской;

- Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27.07.2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 29.12.1994г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов;

- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия»;

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010г. № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.).

- Распоряжение Главы Лаганского РМО от 6 ноября 2003 г. № 705 об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации Лаганского РМО.

1.4. Предметом государственного контроля (надзора) является организация хранения архивных документов, архивных фондов. Государственный контроль (надзор) осуществляют должные лица уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.

1.5. Результатом предоставления муниципальной функции является проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению установленных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

1.6. Получателями муниципальной функции могут быть юридические и физические лица, являющиеся источниками комплектования Архивного отдела, а также иные юридические и физические лица, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

2.1.1. Почтовый адрес Архивного отдела Администрации Лаганского РМО:

Республика Калмыкия, г. Лагань, пер. 1- Пионерский, 6а

2.1.2. Электронный адрес: lagan_alrmo@rk08.ru

2.1.3. Телефон: (84733)9-18-54

2.1.4. Факс: (84733)9-16-33

2.1.5. График работы Архивного отдела Администрации Лаганского РМО:

Прием граждан:

понедельник 9-00 до 13-00

среда 9-00 до 13-00

четверг 9-00 до 13-00

Работа с организациями:

вторник 9-00 до 18-00

Работа с документами внутри архива:

понедельник 13-00 до 18-00

среда 13-00 до 18-00

четверг 13-00 до 18-00

пятница 9-00 до 18-00

перерыв на обед 13-00 до 14-00

выходные дни - суббота, воскресенье.

Официальный сайт Лаганского РМО: www.laganrmo.rk08.ru.

2.2. Информация об исполняемой муниципальной функции предоставляется:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении заявителей;

- на сайте Лаганского РМО.

Должностные лица Архивного отдела, принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Пользователей, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания муниципальной функции по приёму в Архивный отдел архивных документов.

2.3. Информации об исполняемой муниципальной функции размещается на информационном стенде, а также на сайте Лаганского РМО Республики Калмыкия.

2.4. Муниципальная функция по хранению документов, созданных в процессе деятельности организаций – источников комплектования, исполняется бесплатно.

2.5. Муниципальная функция по хранению документов на основании договора без передачи их в муниципальную собственность исполняется платно.

2.6. Сроки предоставления муниципальной функции.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции включает:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилищах;

- реставрация, восстановление поврежденных документов;

- выдача архивных документов из архивохранилищ;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

Последовательность действий при предоставлении муниципальной функции отражена в блок-схеме (приложение):

3.2. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов.

Нормативные условия хранения архивных документов в архивном отделе обеспечены созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архивного отдела, а также применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

3.3. Организация хранения архивных документов в архивохранилищах - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.4. Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архивном отделе с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Целевые реставрационно-восстановительные работы проводятся с учетом годового плана работы архивного отдела.

3.5. Выдача архивных документов из архивохранилищ.

3.5.1. При выдаче архивных документов из архивохранилища специалист архивного отдела, осуществляющий выдачу, проводит полистную проверку наличия и состояния архивных документов.

3.5.2. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование (Приложение № 1) и регистрируется в журнале выдачи архивных документов.

3.5.3. Регулярно проводится выверка журнала выдачи архивных документов. Если в результате выверки журнала выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата.

3.6. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния. В журнале выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их лиц. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается специалистом архивного отдела, принимающим архивные документы, и лицом, их возвращающим, и представляется на рассмотрение начальника архивного отдела. Архивный отдел уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.6.1. В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицировано как повреждение архивного документа), архивный отдел обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту его расположения, в трехдневный срок информирует Главу Администрации Лаганского РМО, уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Калмыкия.

3.7. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций (объявление степеней готовности гражданской обороны, введение в действие планов гражданской обороны, объявление в городе режима чрезвычайного положения, пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архивного отдела) архивный отдел разрабатывает планы конкретных мероприятии и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Выполнение в архивном отделе мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной

функции

4.1. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной функции и принятием решений, осуществляется должностным лицом Архивного отдела.

4.2. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений при предоставлении муниципальной функции. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной функции.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления каких-либо нарушений, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых при предоставлении муниципальной функции

5.1. Досудебное (внесудебное) обжалование решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной функции.

Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной функции на основании настоящего Регламента.

5.2.Действия (бездействие) и решения специалистов архивного отдела могут быть обжалованы:

- Главе Лаганского РМО Республики Калмыкия;

- Главе Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия;

- Руководителю уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;

5.2.1. При обращении заявителя в письменной форме в адрес должностного лица Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия срок рассмотрения обращения не может превышать 15 дней с момента его регистрации.

В обращении должны быть указаны почтовый адрес, полное наименование и реквизиты юридического лица, суть обжалуемого действия (бездействия), предложения по обеспечению прав, подпись руководителя и дата.

5.2.3. По результатам рассмотрения обращения принимается решение об удовлетворении требований Пользователя либо об отказе в удовлетворении обращения, о чем заявитель информируется письменно. Ответ направляется в виде письма на почтовый адрес, указанный в обращении, либо в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанным в обращении.

5.2.4. В случае установления ошибки должностного лица Архивного отдела

(по неполному или неточному исполнению обращения, пересылки ответа не в тот адрес, что был указан в запросе и т.п.), должностное лицо Архивного отдела организует повторное предоставление данной муниципальной функции в кратчайшие сроки (не более 10 дней с момента принятия решения) и приносит письменное извинение заявителю.

Решение о повторном исполнении запроса оформляется в виде резолюции на обращении, дата которой является юридическим фактом для начала повторного действия.

5.3. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, исполняющих муниципальную функцию осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги

Приложение