Лаганский район Официальный сайт Лаганского районного муниципального образования Республики Калмыкия

Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Оформление архивных справок»

| Печать |

29.06.2012 03:00

Приложение № 4 к постановлению Главы Администрации

Лаганского районного муниципального образования

от 27 июня 2012 г. № 253

Административный регламент

по предоставлению муниципальной услуги

«Оформление архивных справок»

I. Общие положения

1.1. Административный регламент Администрации Лаганского районного муниципального образования Республики Калмыкия по предоставлению муниципальной услуги «Оформление архивных справок» (далее - Регламент), оказываемый Архивным отделом Администрации Лаганского районного муниципального образования Республики Калмыкия (далее - Архивный отдел), разработан в целях повышения качества информационного обеспечения документной информацией физических (далее – граждан) и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия Архивного отдела с органами местного самоуправления и иными организациями (далее – организации) при предоставлении муниципальной услуги.

Гражданам и организациям предоставляются оформленные в установленном порядке архивные справки, архивные выписки или копии архивных документов в соответствии с действующими законодательными, нормативными правовыми актами.

1.2. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга по оформлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий предоставляется Архивным отделом.

Место нахождения: Республика Калмыкия, г. Лагань, пер. 1 Пионерский, 6а

Электронный адрес: lagan_alrmo@rk08.ru

Телефон (84733) 9-18-54,

Факс: (84733) 9-16-33

График работы Архивного отдела:

Прием граждан:

понедельник 9-00 до 13-00

среда 9-00 до 13-00

четверг 9-00 до 13-00

Работа с организациями:

вторник 9-00 до 18-00

Работа с документами внутри архива:

понедельник 13-00 до 18-00

среда 13-00 до 18-00

четверг 13-00 до 18-00

пятница 9-00 до 18-00

перерыв на обед 13-00 до 14-00

выходные дни - суббота, воскресенье.

Официальный сайт Лаганского РМО: www.laganrmo.rk08.ru.

Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- при личном обращении;

- размещение на официальном сайте Лаганского РМО.

При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме должностные лица Архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов, связанных с оформлением архивных справок.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой, по факсу или на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации обращения.

1.3. Получателями муниципальной услуги (далее - пользователь) являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы местного самоуправления;

- иные организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги – «Оформление архивных справок».

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу – Архивный отдел Администрации Лаганского районного муниципального образования Республики Калмыкия.

2.3. Результаты предоставления муниципальной услуги:

- выдача архивной справки;

- выдача архивной выписки;

- выдача архивной копии.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Запросы граждан, лиц без гражданства, органов местного самоуправления, иных организаций и общественных объединений, поступившие в Архивный отдел, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в Архивном отделе (непрофильные запросы) в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, для исполнения и ответа заявителю, о чем сообщается пользователю.

При рассмотрении Архивным отделом запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Архивный отдел дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом местного самоуправления информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в том числе хранящихся в нескольких архивохранилищах, Архивный отдел уведомляет о продлении на определенный срок рассмотрения запроса.

При поступлении в Архивный отдел запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архив в 10-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги по оформлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Закон Российской Федерации от 18.11.1991г. № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»;

- Закон Российской Федерации от 21.07.1993г. № 5485-1 (ред. от 01.12.2007) «О государственной тайне»;

- Федеральный закон от 12.01.1991г. № 5-ФЗ «О ветеранах»;

- Федеральный закон от 24.11.1995г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ»;

- Федеральный закон от 09.01.1997г. № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»;

- Федеральный закон от 17.12.2001г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 15.12.2001г. № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в российской Федерации»;

- Федеральный закон от 15.12.2001г. № 167-ФЗ «Обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 04.03.2002г. № 21-ФЗ «О дополнительном ежемесячном материальном обеспечении граждан РФ за выдающиеся достижения и особые заслуги перед РФ»;

- Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 27.07.2010г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия»;

- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993г. № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

- Постановление Правительства РФ от 24.07.2002г. № 555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждении страхового стажа для установления трудовых пенсий»;

- Постановление Министерства труда и социального развития РФ и Пенсионного фонда РФ от 27.02.2002г. № 16/19па «Об утверждении перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» и «О государственном пенсионном обеспечении в РФ»;

- Положение об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.06.1995 г. № 609;

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Фе­дерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Рос­сийской Федерации и других архивных документов в государственных и му­ниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской ака­демии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федера­ции 06.03.2007, регистрационный № 9059);

- Устав Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия.

2.6. Перечень документов, необходимые для предоставления муниципальной услуги:

- письменный запрос (заявление) пользователя или запрос, поступивший по электронной почте;

- документ, удостоверяющий личность;

- копия трудовой книжки;

- доверенность, оформленная в установленном порядке.

В запросе (заявлении) пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для гра­ждан - фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведе­ния и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия);

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

- дата отправления;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необ­ходимых для исполнения запроса.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- не предоставлены документы, указанные в пункте 2.6. настоящего регламента.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обра­щение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

- отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.9. Архивный отдел предоставляет муниципальную услугу бесплатно.

2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставлении муниципальной услуги составляет 30 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Поступившие в Архивный отдел письменные запросы пользователей регистрируются в день поступления.

2.12. Требования к помещению, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:

- комфортное расположение Заявителя и должностного лица;

- возможность оформления Заявителем письменного обращения;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги;

- наличие информационных стендов, содержащих актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальной услуги с образцами заполнения форм бланков и указанием контактных телефонов Архивного отдела;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

- динамика роста качественно оказанных муниципальных услуг по доступу пользователей к открытым архивным документам;

- динамика роста запросов, исполненных с положительным результатом.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в электронной форме.

При поступлении в Архивный отдел запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке делопроизводства.

При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Архивного отдела по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архива:

- регистрация запросов пользователей и передача их на исполнение;

- анализ тематики запросов пользователей;

- направление по результатам рассмотрения социально-правовых и тематических запросов на исполнение в Архивный отдел или в организацию по принадлежности;

- подготовка ответа пользователю и отправка архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

3.1.1. Регистрация обращений (запросов) пользователей и передача их на исполнение

Поступившие в Архивный отдел письменные запросы пользователей регистрируются в день поступления.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Запросы, поступившие в Архивный отдел от депутатов, из комитетов и комиссий Народного Хурала (Парламента) Республики Калмыкия, иных республиканских органов государственной власти и органов местного самоуправления рассматриваются в день поступления.

При поступлении в архив запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке делопроизводства. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий архива по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником архива по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

3.1.2. Анализ тематики запросов

Архивный отдел обеспечивает оперативное рассмотрение запросов пользователей, доведение их до исполнителей.

Специалисты Архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Архивном отделе архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов пользователей. При этом определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе пользователя, необходимой для проведения поисковой работы;

- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса пользователя;

- адреса конкретной организации, куда следует направить запрос пользователя по принадлежности на исполнение.

Срок исполнения данной административной процедуры – 10 дней.

3.1.3. Направление Архивным отделом запросов органа государственной власти и органа местного самоуправления по принадлежности.

Архивный отдел по итогам анализа тематики поступившего запроса органа государственной власти и органа местного самоуправления о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий запрос по принадлежности в муниципальные органы и иные организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса - органа государственной власти или органа местного самоуправления о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

В случае если запрашиваемая органом государственной власти или органом местного самоуправления информация не может быть предоставлена в срок из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, Архивный отдел уведомляет заявителя о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения муниципальной услуги.

Органы и организации, исполняющие полученные от Архивного отдела запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемой информации готовят архивные справки, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя (приложения 1-8).

Специалисты Архивного отдела анализируют полученные ответы, оценивают полноту полученной информации и на основе данных ответов готовят архивные справки для ответа на запрос.

В случае необходимости Архивный отдел может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.

3.1.4. Подготовка ответов пользователям

Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения и (или) направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

По результатам рассмотрения запроса органа местного самоуправления Архивный отдел направляет в соответствующий орган местного самоуправления информационное письмо с приложением в виде архивной справки.

По итогам анализа запроса пользователя Архивный отдел:

- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

- направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;

- при отсутствии запрашиваемых сведений в Архивном отделе информирует об этом автора запроса и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску.

Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Архивного отдела, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архива) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Пользователь может обратиться с письменной жалобой на решения и действия (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.

Решения и действия (бездействие) должностных лиц, муниципальных служащих могут быть обжалованы:

- в Администрацию Лаганского РМО;

- в судебном порядке.

Решения и действия (бездействие) иных органов и организаций могут быть обжалованы:

- в вышестоящие по подчиненности организации;

- в судебном порядке.

Пользователь в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- фамилию, имя, отчество/наименование юридического лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись/подпись должностного лица и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов пользователь прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Администрация Лаганского РМО:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием пользователя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается Главой Администрации РМО, его заместителями.

Письменная жалоба, поступившая в Администрацию, рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня регистрации жалобы.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия (наименование юридического лица) инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Администрация Главы РМО при получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается пользователю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе пользователя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное должностное лицо Администрации Лаганского РМО вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший жалобу.

Если пользователь не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть обжалована в судебном порядке.

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, исполняющих муниципальные услуги осуществляется в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Блок-схема последовательности действий по исполнению муниципальной услуги

Приложения