Лаганский район Официальный сайт Лаганского районного муниципального образования Республики Калмыкия

Административный регламент по исполнению муниципальной функции «Организация комплектования Архивного отдела Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами»

| Печать |

29.06.2012 03:00

Приложение № 3 к постановлению Главы Администрации

Лаганского районного муниципального образования

от 27 июня 2012 г. № 253

Административный регламент

по исполнению муниципальной функции «Организация комплектования Архивного отдела Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами»

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению муниципальной функции «Организация комплектования Архивного отдела Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия (далее - Архивного отдела) документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами» (далее - муниципальная функция) определяет сроки совершения и последовательность действий (административных процедур) при комплектовании Архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

1.2. Муниципальную функцию исполняет Архивный отдел Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия при участии организаций, источников комплектования Архивного отдела и иные организаций в случае их ликвидации.

1.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27.07.2006г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 29.12.1994г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;

- Закон Республики Калмыкия от 29.06.2010 г. 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия»;

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.).

- Распоряжение Главы Лаганского РМО от 6 ноября 2003 г. № 705 об утверждении Положения об Архивном отделе Администрации Лаганского РМО.

1.4. Предметом государственного контроля (надзора) является организация приема архивных документов на постоянное хранение. Государственный контроль (надзор) осуществляют должные лица уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.

1.5. Результатом исполнения муниципальной функции является подписание:

- акта приема - передачи архивных документов на постоянное хранение;

- договоры (соглашения) о взаимодействии и сотрудничестве.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

2.1.1. Почтовый адрес Архивного отдела:

Республика Калмыкия, г. Лагань, пер. 1- Пионерский, 6а

2.1.2. Электронный адрес: lagan_alrmo@rk08.ru

2.1.3. Телефон: (84733)9-18-54

2.1.4. Факс: (84733)9-16-33

2.1.5. График работы Архивного отдела:

Прием граждан:

понедельник 9-00 до 13-00

среда 9-00 до 13-00

четверг 9-00 до 13-00

Работа с организациями:

вторник 9-00 до 18-00

Работа с документами внутри архива:

понедельник 13-00 до 18-00

среда 13-00 до 18-00

четверг 13-00 до 18-00

пятница 9-00 до 18-00

перерыв на обед 13-00 до 14-00

выходные дни - суббота, воскресенье.

Официальный сайт Лаганского РМО: www.laganrmo.rk08.ru.

2.2. Информация об исполняемой муниципальной функции предоставляется:

- по письменным обращениям (в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя);

- по электронной почте (в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления обращения, на электронный адрес заявителя);

- по телефону (непосредственно в момент обращения);

- на личном приеме (непосредственно в момент обращения);

- на официальном сайте Лаганского РМО.

Должностные лица Архивного отдела, принимающие телефонные звонки и осуществляющие личный прием Пользователей, обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам оказания муниципальной услуги по приёму в Архивный отдел архивных документов.

2.3. Информация об исполняемой муниципальной функции размещается на информационном стенде, а также на сайте Лаганского РМО Республики Калмыкия.

2.4. Муниципальная функция по приему на хранение документов исполняется бесплатно.

2.5. Сроки исполнения муниципальной функции – 10 дней.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции включает:

- определение источников комплектования Архивного отдела;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в Архивный отдел;

- прием - передачу архивных документов в Архивный отдел.

3.1.1. Определение источников комплектования Архивного отдела

3.1.1.1. Комплектование архивного отдела архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования Архивного отдела.

3.1.1.2. Органы местного самоуправления Лаганского районного муниципального образования, включаются в список источников комплектования архивного отдела в обязательном порядке.

Муниципальные предприятия и муниципальные учреждения (далее - муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования Архивного отдела.

Иные организации, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования Архивного отдела после подписание договора (соглашения) о взаимодействии и сотрудничестве.

3.1.1.3. Список источников комплектования Архивного отдела составляется специалистами архивного отдела на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, рекомендаций Федерального архивного агентства, а также решений Экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела.

Список источников комплектования Архивного отдела составляется и на основании изучения состава архивных документов организаций.

Составленный специалистами Архивного отдела список источников комплектования согласовывается с Экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела.

Решение Экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела о согласовании списка источников комплектования Архивного отдела является основанием для его утверждения Главой администрации Лаганского РМО.

Уточнение списка источников комплектования Архивного отдела производится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органов местного самоуправления Лаганского РМО, муниципальных и иных организаций.

Организации могут быть исключены из списка источников комплектования Архивного отдела, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

3.1.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в Архивный отдел.

3.1.2.1. Приему на архивное хранение в Архивный отдел подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования Архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), документы по личному составу и временного срока хранения ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) организаций.

3.1.2.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в Архивный отдел, определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления Лаганского РМО, муниципальных организациях и иных организаций, включенных в список источников комплектования Архивного отдела.

3.1.2.3. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, временного срока хранения передаются на архивное хранение в Архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

3.1.2.4. Органы местного самоуправления Лаганского РМО, в том числе их структурные подразделения, отнесенные к самостоятельным источникам комплектования архивного отдела, муниципальные организации и иные организации, включенные в список источников комплектования Архивного отдела, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

3.1.2.5. Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование дел, оформление заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3.1.2.6. При проведении экспертизы ценности архивных документов и определении сроков их хранения органы местного самоуправления Лаганского РМО, муниципальные организации и иные организации руководствуются Переченем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, действующим в Российской Федерации, отраслевыми перечнями типовых архивных документов, а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

3.1.2.7. Архивный отдел рассматривает и готовит к утверждению Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела:

- описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования;

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

3.1.2.8. Архивный отдел рассматривает и готовит к согласованию Экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела:

- номенклатуры дел;

- положение об экспертной комиссии организации;

- положение об архиве организации;

- описи дел по личному составу;

- описи временного (свыше 10 лет) хранения;

- инструкции по делопроизводству.

3.1.3. Порядок приема-передачи архивных документов в архивный отдел.

3.1.3.1. От источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются Архивным отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

3.1.3.2. Прием архивных документов осуществляется Архивным отделом в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в Архивный отдел (далее - план-график), который утверждается Главой администрации Лаганского РМО по согласованию с источниками комплектования Архивного отдела.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования Архивного отдела или в случае угрозы сохранности архивных документов.

3.1.3.3. Архивный отдел за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования Архивного отдела о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов.

В исключительных случаях, по просьбе источников комплектования Архивного отдела, изложенной в письменной форме, сроки приема-передачи архивных документов в Архивный отдел могут корректироваться.

3.1.3.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в Архивный отдел, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования Архивного отдела, передающих указанные документы.

3.1.3.5. Архивный отдел осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в Архивном отделе, другой - в соответствующем источнике комплектования Архивного отдела.

3.1.3.6. В случае ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных организаций и иных организаций, являющихся источниками комплектования Архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в Архивный отдел.

В случае ликвидации муниципальных организаций и иных организаций, не являющихся источниками комплектования Архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в Архивный отдел.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых органов местного самоуправления, муниципальных организаций и иных организаций осуществляется Архивном отделом в порядке, установленном настоящим административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.

3.1.3.7. Не подлежат приему на хранение в Архивный отдел архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архивного отдела, за исключением случая приема документов по личному составу от ликвидируемых муниципальных организаций и иных организаций в порядке, установленном настоящим административным регламентом.

3.1.3.8. Не принимаются на хранение в Архивный отдел:

- архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;

- архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной

функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, и принятием решений осуществляется должностным лицом Архивного отдела.

4.2. Архивный отдел ежегодно представляет уполномоченному органу исполнительной власти Республики Калмыкия в сфере архивного дела:

- плановые показатели по исполнению муниципальной функции;

- анализ выполнения плановых показателей в полугодовых и годовых отчетах

по исполнению муниципальной функции.

4.3. Архивный отдел вправе участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования Архивного отдела.

4.4. Архивный отдел вправе осуществлять проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования Архивного отдела.

Архивным отделом проводятся:

- плановые проверки;

- внеплановые проверки;

В случае выявления фактов нарушений, выявленных при проведении проверок, должностные лица Архивного дела в установленном порядке сообщают о них в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела.

4.4.1. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.

4.4.2. Основанием для проведения внеплановой проверки явля­ется поступление в Архивный отдел обращений и заявлений граж­дан, юридических лиц, информации от органов местного самоуправления, иных организаций, из средств массовой информации о следующих фактах:

а) утраты документов постоянного и временного хранения, в том числе документов по личному составу;

б) нанесение документам постоянного и временного хранения неисправимых повреждений;

в) использования неприспособленных помещений в качестве хранилищ архивных документов;

г) самовольное вскрытие архивохранилищ опечатанных уполномоченными лицами;

д) непринятие должностными лицами мер по передаче архивных документов и документов по личному составу правопреемнику, при отсутствии такового, в специализированное архивное учреждение Республики Калмыкия в случае ликвидации или реорганизации предприятие, учреждения, организации;

е) в случае бездействия по принятию мер к розыску отсутствующих документов после получения соответствующих указаний от должностных лиц Архивного отдела, проводивших проверку, в установленные ими сроки;

ж) несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и временного хранения (проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел);

з) необоснованный отказ от передачи документов на муниципальное хранение;

и) необоснованный отказ от выдачи гражданам архивных справок при наличии в организации документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимых для обеспечения прав или законных интересов граждан;

к) нарушение гражданами и должностными лицами установленного порядка использования архивных документов.

Должностные лица органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и иных организаций, допустившие нарушение законодательства в области архивного дела привлекаются к административной ответственности в соответствии с пунктом 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего муниципальную функцию, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной функции.

5.1.1. Пользователь может обратиться с жалобой устно или письменно к Главе Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия, либо в уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела по обжалованию решений, принятым Архивным отделом исполняющего муниципальную функцию.

5.2. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции.

5.2.1. Пользователь может обратиться с жалобой устно или письменно на действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивного отдела, осуществляемые в ходе исполнения муниципальной функции.

5.2.2. Действия (бездействие) и решения могут быть обжалованы:

- Главе Лаганского РМО Республики Калмыкия;

- Главе Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия;

- Руководителю уполномоченного органа исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела;

- в судебном порядке.

5.2.3. При обращении заявителя в письменной форме в адрес должностного лица Администрации Лаганского РМО Республики Калмыкия срок рассмотрения обращения не может превышать 15 дней с момента его регистрации.

В обращении должны быть указаны почтовый адрес, полное наименование и реквизиты юридического лица, суть обжалуемого действия (бездействия), предложения по обеспечению прав, подпись руководителя и дата.

5.2.4. По результатам рассмотрения обращения принимается решение об удовлетворении требований Пользователя либо об отказе в удовлетворении обращения, о чем заявитель информируется письменно. Ответ направляется в виде письма на почтовый адрес, указанный в обращении, либо в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении.

5.2.5. В случае установления ошибки должностного лица Архивного отдела

(по неполному или неточному исполнению обращения, пересылки ответа не в тот адрес, что был указан в запросе и т.п.), должностное лицо Архивного отдела организует повторное предоставление данной муниципальной услуги в кратчайшие сроки (не более 10 дней с момента принятия решения) и приносит письменное извинение заявителю.

Решение о повторном исполнении запроса оформляется в виде резолюции на обращении, дата которой является юридическим фактом для начала повторного действия.

5.3. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, исполняющих муниципальную функцию осуществляется в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной функции